会（huì）议及展览的预算（suàn）不是一个概（gài）念。通常而言，会议预算包括以（yǐ）下（xià）几个（gè）方（fāng）面：

1、交通费（fèi）用 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路（lù）、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期（qī）间交通（tōng）费用——主要（yào）是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交（jiāo）通、会所（suǒ）到（dào）餐（cān）饮地点的交通、会所到商（shāng）务交（jiāo）际场地的交通、商务考察交通（tōng）以及其（qí）他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交（jiāo）通——包（bāo）括航（háng）班、铁路、公路、客轮及（jí）住宿地至（zhì）机场、车站、港口交（jiāo）通费用。

2、会议（yì）室（shì）/厅（tīng）费用
(1)、会议场地租金：通常而（ér）言，场地的租赁已经（jīng）包含某些常（cháng）用（yòng）设施，譬如（rú）激光指示笔、音（yīn）响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一（yī）些非常规设施并（bìng）不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装（zhuāng）饰物、展架（jià）等。
(2)、会（huì）议设施租赁费用（yòng）：此部分费（fèi）用主要是（shì）租赁一些特殊设备，如投影仪（yí）、笔记本电（diàn）脑、移动式同（tóng）声翻译系统、会场展示系统、多（duō）媒体系统（tǒng）、摄录设备等，租赁（lìn）时通常需要支付（fù）一定的使用保（bǎo）证金，租赁费用中包括（kuò）设备的技术支持与维护费用。值得注意的（de）是，在租赁时应对设备的各类（lèi）功效（xiào）参数作出具体要求（可（kě）向会议服（fú）务（wù）公（gōng）司咨（zī）询，以获得最适宜的（de）性（xìng）价比），否则（zé）可（kě）能（néng）影响会（huì）议的进行。另外（wài），这些会议设施由于品牌、产地（dì）及新旧不同，租赁的价（jià）格可能相差很大（dà）。
(3)、会（huì）场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部（bù）分费用包含（hán）在会场租赁费用中。如（rú）果有特殊要求，可（kě）以与专（zhuān）业的（de）会议服务商协（xié）商。
(4)、其他支持（chí）费用（yòng）：这些（xiē）支持通（tōng）常包括广告（gào）及印刷、礼仪、媒介等。基于这些支持均为（wéi）临时性质（zhì），如会议主办方分别寻（xún）找这些行业支（zhī）持的话（huà），其成本费用可能比市场行价（jià）要高，如果（guǒ）让专业会议服务商代理，将获得价格（gé）相对比较低廉且服务专业（yè）的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并（bìng）单独签订服务协议。

3、住宿费用
住宿的费用应（yīng）该非常（cháng）好理（lǐ）解——值得注意的只是住（zhù）宿费里面有（yǒu）些价格是完全价（jià）格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议（yì）而言，住宿费可能是主要的开（kāi）支之一。找（zhǎo）专业的会展服务商通常能（néng）获得较好的折扣。正（zhèng）常的住（zhù）宿费除（chú）与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内（nèi）开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通（tōng）讯、洗换、迷你吧（ba）酒水、一次（cì）性（xìng）换洗衣（yī）物、互联网、水果提供等服务（wù）是否（fǒu）开放有关。会议主办方应明确酒店应（yīng）当（dāng）关闭或者开放的服务项目及范（fàn）围。

4、餐饮费用
(1)、早餐通常是自助（zhù）餐，也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算（但考虑到会（huì）议就餐的特殊（shū）性，所以预计就餐人（rén）数不得与实际就餐（cān）人数相差到15％，否（fǒu）则餐馆有理由拒绝按（àn）实际就餐人数结（jié）算（suàn）——而改为按（àn）预定人数收取费用）
(2)、中餐（cān）及午餐（cān）基本属于（yú）正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费（fèi）自（zì）行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的（de）服务费用。
(3)、如果在高星（xīng）级酒店餐厅就餐，餐厅是谢（xiè）绝主办方（fāng）自行外（wài）带（dài）酒（jiǔ）水消费的，如果可（kě）以外带（dài）酒水（shuǐ）消（xiāo）费，餐厅通常需要加（jiā）收服务费。在高（gāo）星级酒店举办会议宴会，通常在（zài）基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
(4)、此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食（shí）物、饮料（liào）组（zǔ）合。承办者（zhě）告知（zhī）的（de）茶歇价格通常（cháng）包含服务人员费用（yòng）。通常情况下（xià），茶歇的种类（lèi）可分为西（xī）式（shì）与中式两种——西式基本上（shàng）以咖啡（fēi）、红茶、西式（shì）点心、水果等为主，中式则以开（kāi）水、绿茶或者花茶、果（guǒ）茶、水果、咖啡、水果及点心为（wéi）主。
(5)、联谊酒会（huì）/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会（huì）只（zhī）要（yào）设定（dìng）好（hǎo）餐标（biāo）与规模，预算（suàn）很容（róng）易计算。但酒会/舞会的（de）预（yù）算设计到场地（dì）与节目支持（chí），其预算可能需要（yào）比较长的时间确（què）认。

5、视听设（shè）备
除非在室（shì）外进行，否则视（shì）听设（shè）备的费用通常（cháng）可以（yǐ）忽略。如不得（dé）不在室（shì）外进（jìn）行（háng），视听（tīng）设备的（de）预算就比较复（fù）杂（zá），包括：
设备本身的租赁费用，通常按天（tiān）计算
设备（bèi）的运输、安（ān）装调试及控制技术人（rén）员支持费用（yòng），可让会展服务商代理（lǐ）
音源——主要是背景音乐（lè）及娱乐音（yīn）乐选择，主办（bàn）者可自（zì）带，也可委托代理

6、杂费
杂（zá）费是指会展过程中一些临时性安排（pái）产生的（de）费用，包括打印、临时运（yùn）输及装卸、纪念品、模（mó）特与礼仪服务、临时道具、传真及（jí）其他通讯、快递服务、临时保健（jiàn）、翻（fān）译与向（xiàng）导（dǎo）、临（lín）时（shí）商务用车、汇兑等等。杂费的预算很（hěn）难计划，通常可以在（zài）会务费用预算中增列不可预（yù）见费用（yòng）作为机动（dòng）处理。